Giải Mã Cách Tính Thuế Mới 2026 Cho Hộ Kinh Doanh: Từ Ngưỡng Doanh Thu Đến Hóa Đơn Điện Tử

Lời mở đầu: Hiểu đúng để nộp thuế hiệu quả

Trong bối cảnh nền kinh tế số phát triển mạnh mẽ, các quy định về thuế đối với Hộ kinh doanh (HKD), Cá nhân kinh doanh (CNKD), đặc biệt là những người bán hàng online hay các doanh nghiệp nhỏ, luôn được cập nhật để phù hợp với thực tiễn. Tuy nhiên, không ít người vẫn còn bỡ ngỡ, thậm chí chưa nắm rõ về cách tính thuế mới, quy trình khai thuế, nộp thuế hay những thay đổi quan trọng khác.

Bài viết này, được xây dựng dựa trên các văn bản pháp lý mới nhất như Nghị định 68/2026/NĐ-CP và Thông tư 152/2025/TT-BTC, sẽ đóng vai trò là cẩm nang hữu ích, giúp quý vị hiểu rõ hơn về các quy định thuế mới, từ ngưỡng doanh thu, cách tính thuế GTGT, TNCN đến việc sử dụng hóa đơn điện tử và quản lý sổ sách kế toán. Mục tiêu là giúp quý vị không chỉ tuân thủ đúng pháp luật mà còn tối ưu hóa nghĩa vụ thuế của mình.

Tổng quan về chính sách thuế mới cho Hộ kinh doanh, Cá nhân kinh doanh

Đối tượng cần lưu ý về chính sách thuế mới này

Các quy định thuế mới được đề cập trong bài viết này đặc biệt quan trọng đối với:

• Hộ kinh doanh: Các hộ có đăng ký kinh doanh theo quy định.
• Cá nhân kinh doanh: Bao gồm cả những cá nhân không cần đăng ký kinh doanh nhưng có phát sinh doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.
• Người bán hàng online: Cá nhân, hộ kinh doanh có hoạt động thương mại điện tử trên các nền tảng số.
• Doanh nghiệp nhỏ: Đặc biệt là những doanh nghiệp hoạt động dưới hình thức hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh.

Các điểm mới nổi bật trong quản lý thuế

Các văn bản pháp lý mới đã mang đến nhiều điểm thay đổi đáng chú ý, tập trung vào việc đơn giản hóa thủ tục nhưng vẫn đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý thuế. Nổi bật là:

• Quy định rõ ràng về ngưỡng doanh thu để xác định nghĩa vụ khai thuế GTGT và TNCN.
• Khuyến khích và bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo lộ trình cụ thể.
• Hỗ trợ người nộp thuế thông qua hệ thống thông tin quản lý thuế tự động.
• Chi tiết hơn về các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNCN.
• Hướng dẫn cụ thể về việc ghi chép sổ sách kế toán, chứng từ.

Hướng dẫn cách tính thuế GTGT và TNCN theo quy định mới

Việc xác định nghĩa vụ thuế GTGT và TNCN cho Hộ kinh doanh, Cá nhân kinh doanh phụ thuộc chủ yếu vào mức doanh thu thực tế phát sinh trong năm.

Quy định về ngưỡng doanh thu và nghĩa vụ khai thuế

Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP, việc khai thuế, tính thuế GTGT và TNCN được phân loại như sau:

Hỗ trợ từ hóa đơn điện tử và trách nhiệm của người nộp thuế

Một điểm mới đáng chú ý là sự hỗ trợ từ hệ thống thuế. Trường hợp HKD, CNKD sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, Hệ thống thông tin quản lý thuế có thể tự động tạo lập tờ khai thuế để hỗ trợ người nộp thuế.

Tuy nhiên, quý vị cần lưu ý rằng sự hỗ trợ này không thay thế trách nhiệm khai thuế và xác định số thuế phải nộp của mình. HKD, CNKD vẫn phải chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của hồ sơ khai thuế đã nộp. Đây là một điểm quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm cá nhân trong việc tuân thủ pháp luật thuế.

Khai thuế, nộp thuế đúng hạn và đúng nơi quy định

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế và nộp thuế

Tuân thủ thời hạn là yếu tố then chốt để tránh các rủi ro về phạt hành chính. Dưới đây là các thời hạn quan trọng:

Địa điểm khai thuế, nộp thuế: Những trường hợp đặc biệt

Việc xác định địa điểm khai thuế, nộp thuế cũng có những quy định cụ thể, đặc biệt với các mô hình kinh doanh đa dạng hiện nay:

• Phương thức nộp hồ sơ: Chủ yếu bằng phương thức điện tử. Các trường hợp đặc biệt như người cao tuổi, khuyết tật, khó khăn có thể nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính đến Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã.
• Nhiều địa điểm kinh doanh (bao gồm cả TMĐT): Khai thuế tổng hợp chung trên 01 hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp trụ sở chính. Nộp thuế cho từng địa điểm kinh doanh.
  • Nếu nộp TNCN theo phương pháp thuế suất x doanh thu: kê khai doanh thu và thuế GTGT, TNCN theo từng địa điểm.
  • Nếu nộp TNCN theo phương pháp thu nhập tính thuế x thuế suất: kê khai doanh thu từng địa điểm, nộp GTGT theo từng địa điểm, nộp TNCN tại trụ sở chính.
• Chỉ kinh doanh trên sàn TMĐT/nền tảng số (không có địa điểm kinh doanh): Kê khai, nộp thuế tại cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi HKD, CNKD cư trú (nơi ở hiện tại, tạm trú hoặc thường trú).
• Cho thuê bất động sản: Khai thuế GTGT, TNCN và gửi hồ sơ khai thuế cho cơ quan thuế nơi có bất động sản cho thuê. Nếu nhiều BĐS trên cùng địa bàn tỉnh/thành phố hoặc khác tỉnh/thành phố: khai tổng hợp chung trên 01 hồ sơ và lựa chọn 01 cơ quan thuế nơi có BĐS để nộp (trừ trường hợp tổ chức đi thuê khai thay). Cá nhân kê khai doanh thu, thuế GTGT, TNCN phải nộp và nộp thuế theo từng địa điểm nơi có BĐS cho thuê.
• Thông báo địa điểm kinh doanh: HKD, CNKD có địa điểm kinh doanh ngoài trụ sở chính phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trụ sở chính trong 10 ngày làm việc kể từ ngày hoạt động. Thay đổi thông tin, tạm ngừng, chấm dứt cũng thông báo trong 10 ngày làm việc.

Để biết chính xác cơ quan thuế quản lý của mình, quý vị có thể sử dụng công cụ Tra cứu MST của chúng tôi.

Quy định về hóa đơn điện tử: Khi nào là bắt buộc?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đang dần trở thành tiêu chuẩn bắt buộc trong giao dịch kinh doanh. Việc nắm rõ quy định về HĐĐT giúp HKD, CNKD chủ động hơn trong việc tuân thủ.

Doanh thu bao nhiêu thì phải dùng hóa đơn điện tử?

Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP, các quy định về sử dụng HĐĐT như sau:

• Bắt buộc sử dụng HĐĐT: HKD, CNKD có doanh thu tính thuế GTGT hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên phải áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
• Không bắt buộc sử dụng HĐĐT: HKD, CNKD có doanh thu tính thuế GTGT năm trên 500 triệu đồng và dưới 01 tỷ đồng không bắt buộc sử dụng HĐĐT. Tuy nhiên, nếu có nhu cầu, quý vị vẫn có thể đăng ký sử dụng. Trường hợp không đăng ký nhưng có nhu cầu sử dụng HĐĐT thì cần khai và nộp thuế trước khi được cấp HĐĐT theo từng lần phát sinh giao dịch.
• Đăng ký sử dụng HĐĐT khi doanh thu đạt ngưỡng: HKD, CNKD mới ra kinh doanh hoặc có doanh thu năm trước chưa đến 01 tỷ đồng nhưng trong năm tính thuế có doanh thu lũy kế từ 01 tỷ đồng trở lên thì phải áp dụng HĐĐT và đăng ký sử dụng trong 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế từ 01 tỷ đồng trở lên.

Xử lý khi có nhiều địa điểm kinh doanh

Khi có nhiều địa điểm kinh doanh, HKD, CNKD sử dụng mã số thuế chung và ghi rõ địa chỉ từng địa điểm trên hóa đơn để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch.

Hiểu rõ về chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNCN

Việc xác định đúng các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) giúp HKD, CNKD tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Nghị định 68/2026/NĐ-CP đã quy định chi tiết về vấn đề này.

Các khoản chi phí hợp lý được chấp nhận

Đây là các khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với giao dịch từ 05 triệu đồng trở lên. Cụ thể bao gồm:

• Chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa: Sử dụng trực tiếp vào sản xuất, kinh doanh.
• Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản liên quan đến người lao động: Bao gồm tiền lương, tiền công, tiền thưởng, phụ cấp, bảo hiểm bắt buộc và các khoản chi trả khác cho người lao động có đóng bảo hiểm bắt buộc. Cũng bao gồm chi phí tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp và các khoản chi trả cho người lao động dưới 01 tháng.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, tính theo quy định về quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định áp dụng cho doanh nghiệp.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Như điện, nước, điện thoại, internet, vận chuyển, thuê tài sản, sửa chữa, bảo dưỡng, có hóa đơn, chứng từ theo quy định.
• Chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất, kinh doanh: Lãi vay từ tổ chức tín dụng theo lãi suất thực tế; lãi vay từ đối tượng không phải tổ chức tín dụng không vượt quá mức quy định tại Bộ luật Dân sự.
• Các khoản chi khác: Phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Những khoản chi phí không được tính

Để tránh sai sót, quý vị cần lưu ý các khoản chi phí sau đây sẽ không được trừ khi xác định thu nhập tính thuế:

• Khoản chi không liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Các khoản chi không có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
• Khoản tiền lương, tiền công và các khoản chi có tính chất tiền lương của cá nhân kinh doanh, nhóm cá nhân kinh doanh, các thành viên trong hộ kinh doanh (trừ các khoản đóng góp bảo hiểm bắt buộc). Cũng như khoản tiền lương, tiền công và các khoản chi có tính chất tiền lương đã tính vào chi phí nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán.
• Phần chi khấu hao tài sản cố định vượt mức quy định hoặc khấu hao đối với tài sản cố định không sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Các khoản chi phạt vi phạm hành chính, phạt vi phạm hợp đồng, tiền bồi thường do lỗi của cá nhân kinh doanh.
• Đất ở và công trình phục vụ sinh hoạt trên đất, xe ô tô và các tài sản đăng ký sở hữu hoặc đăng ký sử dụng mang tên cá nhân (trừ xe ô tô và các tài sản đăng ký sở hữu hoặc đăng ký sử dụng với mục đích kinh doanh vận tải, du lịch).
• Các khoản chi phí phục vụ nhu cầu cá nhân, gia đình. Cá nhân kinh doanh có trách nhiệm theo dõi riêng chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh và chi phí phục vụ nhu cầu cá nhân, gia đình.

Ghi chép sổ sách kế toán: Đơn giản nhưng hiệu quả

Mặc dù các quy định mới có phần đơn giản hóa cho HKD, CNKD, việc ghi chép sổ sách kế toán vẫn là cần thiết để quản lý tài chính hiệu quả và đối chiếu với cơ quan thuế.

Chứng từ kế toán cần lưu trữ

Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, các chứng từ kế toán bao gồm:

• Hóa đơn.
• Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ (áp dụng khi mua hàng hóa, dịch vụ của người bán không có hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng).
• Các chứng từ kế toán khác làm căn cứ để xác định doanh thu, thu nhập tính thuế theo quy định của pháp luật về thuế.

HKD, CNKD được lựa chọn lưu trữ các tài liệu này trên phương tiện điện tử hoặc bằng bản giấy. Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 05 năm, riêng hóa đơn thì theo quy định của pháp luật về thuế.

Các loại sổ kế toán cơ bản và mục đích sử dụng

Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn HKD, CNKD sử dụng các sổ kế toán cơ bản sau:

• Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2b-HKD): Dùng để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ % tính thuế GTGT, nhằm đối chiếu với dữ liệu thuế GTGT do cơ quan thuế cung cấp.
• Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu số S2c-HKD): Mục đích chính là xác định nghĩa vụ thuế TNCN, đối chiếu với dữ liệu thuế TNCN từ cơ quan thuế. Sổ này ghi nhận tổng doanh thu, tổng chi phí hợp lý để tính ra chênh lệch (thu nhập tính thuế) và tổng số thuế TNCN phải nộp.
• Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số S2d-HKD): Giúp theo dõi, quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
• Sổ chi tiết tiền (Mẫu số S2e-HKD): Theo dõi tình hình thu, chi bằng tiền mặt hoặc tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.

Quý vị có thể bổ sung thêm hoặc sửa đổi biểu mẫu các sổ kế toán cho phù hợp với nhu cầu, miễn là ghi rõ tên sổ, ngày lập, họ tên và chữ ký của người đại diện.

Ai có thể làm kế toán cho Hộ kinh doanh?

HKD, CNKD có thể tự ghi chép sổ sách kế toán hoặc bố trí người làm kế toán. Đặc biệt, người đại diện hộ kinh doanh có thể bố trí cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột của mình làm kế toán. Thậm chí, người làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người được giao nhiệm vụ thường xuyên mua, bán tài sản cũng có thể kiêm nhiệm làm kế toán.

Tạm ngừng, chấm dứt hoạt động và trách nhiệm khai thay, nộp thay

Quy trình tạm ngừng, chấm dứt hoạt động

• Tạm ngừng đối với HKD phải đăng ký kinh doanh: Thực hiện theo Nghị định số 168/2025/NĐ-CP.
• Tạm ngừng đối với HKD không phải đăng ký kinh doanh: Gửi thông báo đến cơ quan quản lý thuế để cập nhật tình trạng “tạm ngừng kinh doanh”.
• Nghĩa vụ khai thuế trong thời gian tạm ngừng: Không phải nộp hồ sơ khai thuế, trừ trường hợp tạm ngừng không trọn tháng/quý (nếu khai thuế theo tháng/quý).
• Chấm dứt hoạt động: Thông báo doanh thu thực tế lũy kế từ đầu năm đến thời điểm chấm dứt hoạt động cùng hồ sơ chấm dứt hoạt động.

Trách nhiệm của tổ chức khai thay, nộp thay

Trong một số trường hợp, tổ chức có trách nhiệm khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân. Điển hình là:

• Tổ chức thuê bất động sản của cá nhân (có thỏa thuận bên thuê khai thay, nộp thay).
• Tổ chức hợp tác kinh doanh với HKD, CNKD.
• Tổ chức ký hợp đồng với HKD, CNKD làm đại lý bán đúng giá (xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp).

Các tổ chức này sẽ có trách nhiệm khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân khi chi trả thu nhập cho cá nhân, với hồ sơ thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Các câu hỏi thường gặp về thuế hộ kinh doanh mới (FAQ)

Hộ kinh doanh chỉ có hoạt động kinh doanh trên sàn TMĐT mà không có địa điểm kinh doanh cố định thì kê khai thuế ở đâu?

Nếu chỉ kinh doanh trên sàn thương mại điện tử hoặc nền tảng số mà không có địa điểm kinh doanh cố định, Hộ kinh doanh, Cá nhân kinh doanh sẽ kê khai, nộp thuế tại cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi quý vị cư trú (nơi ở hiện tại, tạm trú hoặc thường trú) theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP.

Hộ kinh doanh có nhiều địa điểm kinh doanh thì kê khai thuế ở đâu?

Hộ kinh doanh có nhiều địa điểm kinh doanh sẽ khai thuế tổng hợp chung trên 01 hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp trụ sở chính. Tuy nhiên, việc nộp thuế sẽ thực hiện cho từng địa điểm kinh doanh. Cụ thể, nếu nộp TNCN theo phương pháp thuế suất x doanh thu thì kê khai doanh thu và thuế GTGT, TNCN theo từng địa điểm. Nếu nộp TNCN theo phương pháp thu nhập tính thuế x thuế suất thì kê khai doanh thu từng địa điểm, nộp GTGT theo từng địa điểm, nộp TNCN tại trụ sở chính.

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo quý cho hộ kinh doanh là khi nào?

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo quý cho Hộ kinh doanh là chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.

Khi nào hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử khi có doanh thu tính thuế GTGT hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên. Đối với hộ kinh doanh mới hoặc doanh thu năm trước chưa đạt 01 tỷ đồng nhưng trong năm tính thuế có doanh thu lũy kế từ 01 tỷ đồng trở lên, thì phải áp dụng và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong vòng 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế đạt ngưỡng này.

Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm có phải khai thuế GTGT và TNCN không?

Có, Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm vẫn phải thông báo doanh thu thực tế phát sinh trong năm với cơ quan thuế chậm nhất là ngày 31 tháng 01 của năm dương lịch tiếp theo. Dù không phải nộp thuế trong trường hợp này, việc thông báo vẫn là nghĩa vụ bắt buộc để cơ quan thuế nắm được tình hình hoạt động của quý vị.

Các khoản phạt vi phạm hành chính hoặc bồi thường do lỗi của cá nhân kinh doanh có được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế không?

Không, các khoản phạt vi phạm hành chính, phạt vi phạm hợp đồng, tiền bồi thường do lỗi của cá nhân kinh doanh là những khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập tính thuế TNCN theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP.

Chi phí tiền lương của cá nhân kinh doanh hoặc các thành viên trong hộ kinh doanh có được tính là chi phí được trừ không?

Không, khoản tiền lương, tiền công và các khoản chi có tính chất tiền lương của cá nhân kinh doanh, nhóm cá nhân kinh doanh, các thành viên trong hộ kinh doanh không được tính là chi phí được